Ablage (Archivierung) von Dokumenten direkt zum Kunden:
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Die Dokumentablage von Emails erfolgt gemäß DSGVO ab Mai 2018 verschlüsselt, sodass diese Emails auch nur noch mit SaleLite geöffnet werden können. Achten Sie bitte darauf, dass Dateien, die in die Dokumentenverwaltung verschoben werden, NICHT verschlüsselt werden.
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BefindenSie sich in diesem Bereich, wird direkt das Archiv zu diesem Kontakt angezeigt:
Über den Button Explorer öffnen, öffnet sich ein eigenes Explorerfenster, wo sämtliche zum Kunden - unter einer eigenen Referenznummer - abgelegten Dokumente zu sehen sind. (.../daten/archive/xxxx)
Der kundenspezifische Dateiordner (siehe Bild unten) legt sich nach einer internen Referenznummer an, d.h. jeder Kunde erhält einen eigenen Ordner, der nach einer internen laufenden Nummer benannt wird. So kann später auch danach gesucht werden.
Datei aus Ihrem Explorer in dieses Verzeichnis ablegen:
1) Button "Explorer öffnen"
2) Dokument mit Drag/Drop in die Untertabelle ziehen. (Programm löscht die Originaldatei nicht, sondern kopiert nur!)
Sie können jede Datei mit rechter Maustaste bearbeiten, versenden oder auch löschen.
bestehendes Dokument öffnen:
Mit Doppelklick auf eine Datei öffnet sich danach jederzeit wieder das gewünschte Dokument. Mit diesen Dokumenten können Sie genauso verfahren wie mit "geladenen" Files (versenden, etc.).
Die Sortierung kann über einen Doppelklick in eine Spaltenüberschrift bestimmt werden.
Liste Sortieren:
Klicken Sie in eine Spaltenüberschrift und sortieren Sie Ihre Dokumente nach eigenen Wünschen.
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Archiv speichern (Dateien sichern)
Über Menü Administration/Sicherung-Archive zwischendurch auch Ihre Dokument-Archive speichern (Ordner Lanjadba)! Nicht vergessen, diese Archiv-Sicherung auch mal extern durchzuführen, damit Sie bei einem Festplatten-Crash nicht sämtliche Dokumente, die Sie Ihren Kunden zugeordnet haben, verlieren!
