Pseudonymisierung / Anonymisierung
Sehen Sie diesen Menüpunkt nicht, sind Sie für diesen Menüpunkt nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich dann bitte an den Administrator von SaleLite (der volle Zugangsrechte zu saleLite hat).
Die Berechtigung wird über Menü Admin./Programmoptionen, Reiter Programmeinstellungen...) für die einzelnen User eingerichtet: Aktion "actPseudonymisierung"
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Diesem Schritt kann vorhergegangen sein (aber keine Voraussetzung), dass Sie einen Kontakt für die Löschvormerkung vorgesehen haben, siehe Zusatzdaten für Rechnungen.
Hierüber lassen sich Daten zu einem Kontakt
1) pseudonymisieren oder
2) anonymisieren
gemäß DSGVO 2018.
Bei beiden Verfahren zeigt Ihnen SaleLite die Referenznummer des Kunden samt Namen an und fragt Sie, ob Sie den Kontakt wirklich verschlüsseln möchten.
Die Begriffe pseudonym... und anonym... erklären wir hier nicht, hierzu informiert Sie das Internet oder Ihr Steuerberater.
Die Referenznummer finden Sie beim Kontakt oben rechts
1) PSEUDONYMISIEREN
Klicken Sie den Button "Kontakt pseudonymisieren" werden sämtliche sensitive und nicht sensitive Daten zu einem Kontakt AES-verschlüsselt.
Dabei führt das Programm die Verschlüsselung der u.a. Datenfelder.
Abschließend wird der Kontakt vom System auf "nicht mehr gültig gesetzt" (erscheint dann nur mehr in der Liste der nicht mehr gültigen Kontakte).
DECRYPTEN
Für die seltenen Ausnahmen - wenn gesetzliche Anforderungen es notwendig machen - kann der entsprechend Befugte
(Datenschutzberechtigter oder Angreifer) eine Entschlüsselung dieser Daten vornehmen, dafür klickt man den Button "Decrypt".
Bei Fragen zur Pseudonymisierung wenden Sie sich bitte an Ihre Geschäftsleitung oder an den Datenschutzbeauftragten in Ihrem Betrieb.
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Oben wird angezeigt, wer/wann den entsprechenden Kontakt (mit Kontaktnummer) verschlüsselt hat.
Im Arbeitsprotokoll werden die Tabellen angezeigt, wo die Kontaktdaten gecryptet wurden bzw. Ihnen anhand von Datenzeilen angezeigt,
wo noch Löschungsbedarf besteht (in Stückzahlen). Gehen Sie dann diesem bitte nach, die Daten werden nicht gelöscht,
da sie entweder in dieser Tiefe nicht gelöscht werden können oder weil Klärungsbedarf besteht. Dies betrifft nur ganz wenige Formulare.
Verschlüsselt werden die relevanten Datenfelder für die nötigen Tabellen.
Die pseudonymisierten Adressen gelangen dann in die Liste der nicht mehr gültigen Kontakte und sehen z.B. so wie dieser aus:
2) ANONYMISIEREN
Über diesen Button kann ein Kontakt als "GELÖSCHT" markiert werden.
Diese sogenannte Anonymisierung ist nicht wiederherstellbar > keine Rückgängigmachung möglich!
Alle Kontaktinformationen samt den dazugehörigen Belegen etc.
werden mit dem Wort "gelöscht" überschrieben, sodass ein Wiedererkennen nicht möglich wird!!!
Dennoch können wir Ihnen mit diesem Verfahren für statistische Auswertungen Ihre Belege erhalten.
