Alternative zu Dokumente, Briefe mit Word-Schnittstelle erstellen (anhand Vorlagen)
Über das Briefetool können Sie schnell und einfach Briefe an den jeweiligen Kontakt verfassen, indem Sie mit Voreinstellungen und Textvorlagen arbeiten.
Mit 2 Klicks haben Sie danach einen Brief erstellt:
Praktisches Tool, wenn Sie oft oder immer wieder Briefe mit den selben Texten verfassen müssen.
Mit Klick in den Bereich "Briefe" erhalten Sie eine Tabellenansicht mit den Feldern
Anlagedatum, Bemerkung & Betreff.
Darüber eine Navigationsleiste, wo Sie Datensätze hinzufügen [>*] oder löschen [Papierkorb] können.
Das Datum ist das Datum des geschriebenen Briefes,
die Bemerkung können Sie eingeben, damit Sie etwas schneller finden können,
der Betreff ist der Betreff aus dem geschriebenen Brief.
Möchten Sie einen bestehenden Brief öffnen, klicken Sie einfach doppelt auf das Datum in der Tabellenansicht.
Mit NEU öffnen Sie einen neuen
BRIEF
Die Maske Brief öffnet sich:
Diese Ansicht ist kundenbezogen, d.h. die Empfängerdaten werden hier gleich aus den vorhandenen Daten gezogen (Adresse, Datum, Briefanrede).
Diese Felder Adresse, Datum und Briefanrede können mittels Anklicken des "F"-Buttons editiert/abgeändert werden.
1. Wählen Sie jetzt die Schriftart aus, in der Ihr Brief geschrieben werden soll (Standard ARIAL 10).
2. Über den Button "Firmendaten übernehmen" ziehen Sie die Firmendaten von den Programm-Optionen.
(Firmenname, Firmendaten, Absenderzeile, Fussdaten)
3. Schreiben Sie nun Ihren Brief: Fügen Sie nun einen Betreff, einen Haupttext und einen Gruß ein und Ihr Brief ist fertig.
Alle notwendigen Felder zum Druck eines Briefes wurden gefüllt.
4. Wählen Sie jetzt eine Briefvorlage aus und prüfen Sie über die Lupe (Berichtsvorschau in der Navigation ) Ihren geschrieben Brief. Die Auswahl, welche Briefvorlage gewählt wurde, wird pro Brief gespeichert.
Anpassungen können Sie direkt im Layout (1. Button in Navigation) vornehmen.
Mit Voreinstellungen (firmenseitige Daten) und Textvorlagen arbeiten
Mit den Voreinstellungen arbeiten Sie, wenn Sie unterschiedliche Briefvorlagen in Ihrem Unternehmen haben (z.b. verschiedene Abteilungen, daher auch unterschiedliche Absenderdaten).
Mit den Textvorlagen arbeiten Sie, wenn Sie einen Text in einem Brief immer wieder brauchen. Dann speichern Sie sich den Brieftext in einer Textvorlage ab und können diese Textvorlage später immer wieder verwenden.
Eine neue Voreinstellung anlegen / ändern:
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Klicken Sie den Button "Voreinstellungen" im Formular BRIEF an.
----- NEU ANLEGEN -----
1. NEU anklicken, um neue Voreinstellung anzulegen
2. eindeutigen Namen für diese Voreinstellung vergeben (z.B. Brief Geschäftsführung BV9 = Briefvorlage9)
3. Schrift für diese Voreinstellung auswählen (Standard: ARIAL 10)
4. Firmendaten (wenn vorhanden) übernehmen
5. evt. Referenztexte 1-5 füllen
6. evt. die Felder mit Doppelklick bearbeiten
6. Häkchen anklicken und somit speichern
----- ÄNDERN -----
Möchten Sie eine bestehende Einstellung ändern, wählen Sie rechts oben die Einstellung aus.
Danach gehen Sie wie oben beschrieben vor.
Eine neue Textvorlage anlegen / ändern:
*************************************************
Klicken Sie den Button "Textvorlagen" im Formular BRIEF an.
----- NEU ANLEGEN -----
1. NEU anklicken, um neue Textvorlage anzulegen
2. eindeutigen Namen für diese Textvorlage vergeben (z.B. Angebot BV3 = Briefvorlage3)
3. Schrift für diese Textvorlage auswählen (Standard: ARIAL 10)
4. evt. Referenzen 1-4 füllen
5. evt. die Felder mit Doppelklick bearbeiten
6. Häkchen anklicken und somit speichern
----- ÄNDERN -----
Möchten Sie eine bestehende Textvorlage ändern, wählen Sie rechts die Einstellung aus.
Danach gehen Sie wie oben beschrieben vor.
Die Zusatz- bzw. Reservefelder, die Sie hier vorfinden, können Sie gezielt einsetzen wo und wann Sie diese brauchen. Sie sind 255 Zeichen lang und auch mit Doppelklick editierbar.
Bitte benennen Sie die Textvorlagen zielgerichtet, sodass auch jeweils die richtige Briefvorlage (1-9) daraus ersichtlich ist.
Beispiele:
Brief Kunden, allg. (BV1)
Terminbestätigung Kunde (BV2)
Aktennotiz (Interne Notiz)
usw...
TEXTVORLAGEN und VOREINSTELLUNGEN zu einem BRIEF zusammenführen:
Wenn Sie die Einträge in den Voreinstellungen gemacht haben und die Brieftextvorlagen eingetragen haben, dann schließen Sie die Ansichten und kehren wieder zurück in das Formular BRIEF.
1. Treffen Sie eine Auswahl aus Voreinstellung.
2. Treffen Sie eine Auswahl aus Textvorlage
3. evt. Text nochmals überarbeiten
4. Fertig.
5. Drucklayout wählen und Brief drucken (evt. Kopie für Akte drucken), oder als PDF aufbereiten (zum Versand mit Email).
Hier noch ein Wort zum Layout der Berichtsvorlagen1-9, Telefax, etc...
Die vorgefertigten Briefvorlagen sind Muster und können über das Layout (Button mit Geodreieck in Navigation) durch Sie überarbeitet werden.
Im Layout können Sie unsere aufbereiteten Felder ziehen, verschieben, löschen oder umbenennen. Benötigen Sie neue Felder, ziehen Sie sich diese bitte von der rechten Listenansicht aus der TableLetter mit "anklicken & fallenlassen" in die Berichtsvorlage hinein.
Sollten hier noch Datenfelder sein, die noch nicht der gewünschten Schriftart entsprechen, ändern Sie diese bitte direkt im Layout ab.
Selbstverständlich können hier auch Grafiken eingefügt werden. Dazu ziehen Sie ein Grafikfeld in Ihre Layoutvorlage und wählen dann Ihre Grafikdatei aus.
Hier ist allgemein etwas Übung notwendig, aber ansonsten ist dieses Berichtswerkzeug recht einfach. Manchmal reicht ein Doppelklick auf ein Feld und dann werden links die Eigenschaften dieses Feldes angegeben.
Benötigen Sie Unterstützung bei der Erstellung der Layoutvorlagen, nehmen Sie bitte telefonisch mit dem Support-Team Kontakt auf.
